Efikasan sastanak možemo definisati kao dobro osmišljeno, visoko produktivno korišćenje vremena. Kada su svi učesnici sastanka svjesni šta treba da se uradi, čak i najizazovniji zadaci se mogu završiti. Nije tajna da se u stvarnosti nalazimo zaglavljeni na neproduktivnim sastancima i da prosječan rukovodilac provede 18 sati nedeljno na sastancima.
Da li prije neko što zakažete sastanak i pošaljete poziv odredite svrhu istog?
Svrha sastanka određuje način vođenja, dok vam razmišljanje i planiranje sastanka mogu pomoći da efikasnije vodite sastanak i mudro iskoristite vrijeme.
Prema Forbsu, na globanom nivou se u jednom danu obavi preko 55 miliona sastanaka, dok oko jedne polovine njih ne postiže ništa značajno na istim.
Dakle, efikasan sastanak treba da ispuni prethodno definisani cilj, oduzme minimalno vrijeme i probudi zadovoljstvo kod učesnika.
U duhu produktivnosti i štede vremena i novca dijelimo sa vama nekoliko savjeta za vođenje efikasnih sastanaka:
1. Postavite jasan cilj i svrhu i napravite agendu sastanka dan ranije
2. Dođite na vrijeme
3. Pitajte šta se očekuje od sastanka i od vas na sastanku
4. Vodite bilješke na sastanku
5. Dodijelite zadatke sa realnim rokom
I na kraju kako ćete znati da je sastanak bio uspješan?
Svima je jasno šta je dogovoreno na sastanku, koje aktivnosti se trebaju preduzeti, odgovornosti su podijeljene i definisan je rok u kojem se trebaju preduzeti te aktivnosti.